آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چرا برخی افراد به نظر می رسد زمان کافی برای همه چیز دارند و برخی دیگر به نظر می رسد همیشه در حال دویدن هستند و هیچ کاری انجام نمی دهند؟ به نظر شما دسته اول کار کمتری دارد؟ نه ، آنها احتمالاً از زمان خود بهتر استفاده می کنند و مدیریت زمان خوبی دارند. در این مقاله می توانید نکاتی را برای مدیریت بهتر زمان بیاموزید.
درک مفهوم “مدیریت زمان” دشوار نیست ، اما جالب است که بسیاری از مردم این کار را با مشکل مواجه می کنند. مدیریت زمان مستلزم صرف زمان بیشتری برای اولویت بندی و سازماندهی فرد است. اما هنگامی که این کار را انجام دهید ، متوجه خواهید شد که با چند تغییر کوچک ، واقعاً همه کارهای روزانه ، هفتگی و ماهانه شما سر جایش قرار می گیرد و برای همه چیز وقت خواهید داشت.
کلید مدیریت زمان خوب
درک تفاوت میان «فوری» و «مهم»
مسائل “فوری” مواردی هستند که باید فوراً به آنها رسیدگی کنید. اما انجام آنها ممکن است مهم باشد یا نباشد.
موارد “مهم” مواردی هستند که اگر انجام نشوند ، می توانند عواقب جدی برای شما یا دیگران داشته باشند.
برای مثال:
پاسخ دادن به تلفن یک کار فوری است: اگر این کار را نکنید ، طرف مقابل تلفن را قطع می کند و شما دیگر نمی دانید چه بر سر شما آمده است. اما در همان زمان ، تماس ممکن است از طریق یک بازاریاب تلفنی باشد که می خواهد بیمه ای را به شما بفروشد. منظورم این است که مهم نیست.
مراجعه منظم به دندانپزشک مهم است (یا حداقل به ما گفته شده است!): اگر این کار را نکنید ، ممکن است دچار بیماری لثه یا مشکلات دیگر شوید. اما فوری نیست. البته اگر آن را به مدت طولانی پشت گوش خود قرار دهید ، ممکن است به یک کار فوری تبدیل شود ، زیرا دندان درد خواهید داشت!
پیگیری کودکان در مدرسه فوری و مهم است: اگر به موقع حاضر نشوید ، ممکن است کودکان نگران باشند.
خواندن ایمیل های خنده دار یا بررسی فیس بوک مهم یا فوری نیست – پس چرا اولین کاری است که هر روز صبح انجام می دهید؟
تمایز بین کارهای فوری و مهم کلید اولویت بندی زمان کار و حجم کار است ، چه در خانه و چه در محل کار. سعی کنید از یک جدول مانند ماتریس اولویت بندی برای سازماندهی کار خود استفاده کنید.
به یاد داشته باشید که شما و سلامتی شما مهم هستند. کار زیاد نباید باعث شود فکر کنید که ورزش ، پیاده روی به مدت 10 دقیقه یا درست غذا خوردن اهمیتی ندارد. شما نباید سلامت جسمی یا روحی خود را فدای یک کار “عجولانه” کنید. از این نظر ، مقاله “ماتریس آیزنهاور ، ابزاری م toثر برای اولویت بندی وظایف” را از دست ندهید.
هشدار!
“اهمیت” یا “فوریت” شرایط ثابت نیستند. شما باید مدام برنامه کاری خود را بررسی کنید تا ببینید آیا نیاز به تغییر ترتیب کار دارید یا خیر. مشاغل می توانند وضعیت را از مهم به فوری تغییر دهند (مثال دندانپزشکی). حالا اگر دائماً مجبور باشید یک کار مهم را به لیست بیاورید ، زیرا کارهای فوری و مهم وجود دارد ، چه؟ ابتدا باید از خود بپرسید که آیا واقعا مهم است؟ آیا انجام این کار ضروری است یا فقط خودتان آن را القا کرده اید؟ اگر پاسخ این س questionsالات مثبت است ، ببینید آیا می توانید کار را به دیگران بسپارید.
جنی مسئول یک گروه بسیار فعال و شلوغ بود و تمام وقت خود را صرف کارهای فوری می کرد.او می دانست که باید در مورد نحوه اجرای یک سیاست خاص تصمیم بگیرد ، اما پیدا کردن زمان برای او بسیار دشوار بود. سارا ، عضو تیم در بحث توسعه گفت که می خواهد کارهای استراتژیک بیشتری را برای بهبود توانایی های خود انجام دهد. جنی از این فرصت استفاده کرد و به سارا گفت که در صورت تمایل می تواند راه را برای سیاست هموار کند. سارا از این فرصت استفاده کرد و مقاله ای عالی و متفکرانه نوشت که پایه خوبی برای کار اصلی شد.
اصول دیگری برای مدیریت خوب زمان
منظم باشید
تمرکز خیلی از ما با ریخت و پاش به هم می‌ریزد و واقعا افسرده می‌شویم
منظم بودن باعث افزایش عزت نفس و انگیزه می شود. همچنین اگر محل کار شما منظم است ، می توانید وضعیت را بهتر کنترل کنید.
اگر سیستم کاری شما به گونه ای است که در مورد همه کارهایی که روی یخچال یا تخته سفید انجام می دهید یادداشت می کنید ، به یاد داشته باشید که بعد از کار (یا اگر تصمیم می گیرید که نیازی به آن ندارید) یادداشت برداری کنید. به این ترتیب می توانید در یک نگاه ببینید چه کاری انجام دهید و احتمال از دست رفتن چیزها کاهش می یابد.
نکاتی برای منظم بودن
سه دسته ایجاد کنید: “نگه دارید” ، “بره را رد کنید” ، “دور بریزید”.
به یاد داشته باشید: اگر برای ضبط گزارش به آن نیاز دارید یا هنوز کارتان تمام نشده است ، آن را اینجا بگذارید. اگر می خواهید کاری در این زمینه انجام دهید ، لطفاً آن را به لیست کارهای خود اضافه کنید.
بره امتناع کنید: اگر نمی خواهید ، اما شخص دیگری می تواند از آن استفاده کند یا چیزی است که می توانید یا باید به شخص دیگری بدهید ، آن را اینجا بگذارید.
دفع (یا بازیافت): چیزهایی را که دیگر برای شما یا دیگران ارزشی ندارند کنار بگذارید.
بهترین زمان خود را بشناسید
همه‌ی ما در ساعات خاصی از روز بهتر کار می‌کنیم. بنابراین، بهتر است کارهای سخت‌تر را بگذاریم برای همین ساعات
یک راه مفید دیگر این است که لیستی از کارهای کوچک ، مهم ، اما فوری را در آن ده دقیقه بین جلسات انجام دهید: برای مثال ، این زمان خوبی برای ارسال یک ایمیل تأیید برای دریافت بسته است.
امروز و فردا نکنید، اما از خودتان بپرسید چرا
اگر کاری واقعا فوری و مهم است، انجامش بدهید
اما اگر احساس می کنید برای انجام ندادن کاری بهانه می آورید ، از خود دلیل آن را بپرسید.
ممکن است در مورد اینکه آیا باید این کار را انجام دهید یا نه ، شک داشته باشید. شاید شما نگران روحیه هستید یا معتقد هستید که می توان کار بهتری انجام داد. اگر چنین است ، ممکن است دیگران با شما موافق باشند. به عنوان مثال ، در مورد آن با همکار یا مدیر خود صحبت کنید. یا اگر مشاغل مربوط به خانه است ، با خانواده یا دوستان صحبت کنید. شاید راه بهتری وجود داشته باشد.
سالی به کتی گفت: “کم کم باید برای تولد جسی برنامه ریزی کنم.” “هی ، من به خودم می گویم ، الان وقتش است ، اما می دانم که دیر شده است. من دیگر رستوران پیدا نمی کنم.”
کتی می گوید: “من سال گذشته برای تولد یکی از دوستانم اینگونه بودم ، سپس دیدم که در رستوران باید چه کار کنیم.” همه ما به جای آن یک شب به پارک رفتیم. “
سالی: “این ایده من است.”
دو هفته بعد ، سالی دوباره با کتی تماس می گیرد:
“می دانی ، فکر می کنم حق با تو بود.متوجه شدم که برنامه ریزی ام را به تاخیر می اندازم زیرا به نوعی در دلم امیدوار بودم که همه رستوران ها پر باشند و من بهانه ای دارم. سرم آنقدر شلوغ است که دیگر نمی خواهم تولد اضافه کنم. من دوباره با او صحبت کردم ، ما قرار بود یک مهمانی کوچک در خانه خودمان داشته باشیم. “من مقدمات را آماده کردم و بس!”
سعی نکنید چند کار را همزمان انجام دهید
معمولا افراد نمی‌توانند چند کار همزمان را به خوبی انجام دهند، چون مغز ما برای تمرکز مجدد به زمان نیاز دارد
خیلی بهتر است که یک کار را به پایان برسانید و سپس به کار بعدی بروید. اگر نیاز به انجام چندین کار متفاوت دارید ، سعی کنید کارهای یکسانی را با هم انجام دهید و به قول معروف “خط الراس”.
آرام باشید و خودتان را پیدا کنید
شاید مهمترین چیزی که باید به یاد داشته باشید این است که آرام باشید. شرکت در چندین کار مختلف می تواند استرس زا باشد. نترسید ، اگر نتوانید کار روزانه خود را به پایان برسانید ، دنیا به پایان نمی رسد! به خصوص اگر موارد را به طور منطقی اولویت بندی کرده اید.
رفتن به خانه یا زود خوابیدن یک شب ، وقتی فردا احساس خوبی دارید ، ممکن است گزینه بسیار بهتری نسبت به انجام کاری باشد که مجبور شده اید انجام دهید ، و حتی اهمیتی هم ندارد.
بنابراین خوب است که هر از چند گاهی مکث کنید و نگاهی به خود و زندگی خود بیندازید ، این می تواند دیدگاه شما را تغییر دهد .
